Περιγραφή Θέσης
Finance • Operations • Office Management • Executive Support
Ykone gehört zu den weltweit führenden Agenturen im Bereich Influencer Marketing, Creator Economy und Social Media mit Standorten in München, Paris, Mailand, London, Dubai und weiteren internationalen Märkten.
Seit über 13 Jahren entwickeln wir kreative und kulturell relevante Kampagnen für globale Marken aus Beauty, Fashion, Luxury und Lifestyle.
Unser Umfeld ist schnell, dynamisch und international, kein Tag ist wie der andere.
Deshalb suchen wir Menschen, die Lust haben, Verantwortung zu übernehmen, mit uns zu wachsen und Teil eines ambitionierten Teams zu werden.
Aufgaben Du unterstützt unser Finance-, Operations- und Leadership-Team im täglichen Geschäft und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, strukturiert und effizient laufen.
Dabei übernimmst du sowohl organisatorische und administrative Aufgaben als auch klassische Finance- und Office-Themen.
Du bist organisiert, lernbereit und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
Wichtig ist uns nicht, dass du schon alles perfekt kannst.
Wichtiger ist:
dass du motiviert bist, dich weiterzuentwickeln, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig zu lösen.
Finance & Operations
Prüfung und Validierung eingehender Rechnungen sowie Erstellung und Versand ausgehender Rechnungen
Pflege von Daten und Abrechnungen in Salesforce und weiteren Tools
Unterstützung bei Monatsabschlüssen und Finance-Prozessen
Kontrolle und Nachverfolgung offener Zahlungen
Strukturierte Ablage und Organisation von Unterlagen
Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten
HR & People Operations
Unterstützung bei der Vorbereitung und Verwaltung von Mitarbeiterverträgen
Organisation und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter
Koordination von Arbeitsmitteln und Zugängen
Unterstützung bei HR-Administration, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
Office & Executive Support
Organisation und Koordination des Münchner Standorts
Bestellung und Verwaltung von Office-Materialien und Equipment
Verwaltung von Post, Paketen und Kurierdiensten
Unterstützung bei administrativen Aufgaben für die Geschäftsführung
Kommunikation mit Ämtern, Dienstleistern und externen Partnern
Empfang und Betreuung von Gästen und Partnern
Qualifikation
Erste Berufserfahrung im Bereich Office, Operations, Finance, HR oder Assistenz
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Organisationstalent und Eigeninitiative
Freude daran, neue Dinge zu lernen
Sicherer Umgang mit Google Workspace
Interesse an digitalen Tools und Prozessen
Hands-on-Mentalität und positives Auftreten
Motivation, dich weiterzuentwickeln und Teil eines schnell wachsenden Unternehmens zu sein
Skills kann man lernen. Mindset nicht. Deshalb suchen wir Menschen, die ambitioniert sind, Verantwortung übernehmen, neugierig bleiben, Dinge hinterfragen, Lösungen finden, Energie ins Team bringen und für ihre Weiterentwicklung die Extrameile gehen wollen.